Zarząd firmy decydującej się na wynajem powierzchni biurowej powinien zadać sobie kilka istotnych pytań przed podpisaniem umowy. Od odpowiedzi zależy bowiem od pięciu do ośmiu następnych lat działalności firmy zarówno pod względem finansowym, jak i wizerunkowym. Zanim przejdzie się do dalszych szczegółów, warto zadać sobie kolejno poniższe pytania, które przygotował Artur Sutor, Partner, Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska.
1. Kiedy zacząć myśleć o wyborze lokalizacji na biuro?
Moment rozpoczęcia poszukiwań idealnej lokalizacji jest bardzo istotny. Czas ma duże znaczenie, ponieważ najemca potrzebuje go najpierw na zapoznanie się z rynkiem, wstępny wybór lokalizacji, a potem na negocjacje z wynajmującym. Im więcej miesięcy dzieli najemcę od momentu, gdy będzie potrzebował powierzchni biurowej „na już” i będzie musiał zgodzić się na proponowaną stawkę czynszu, tym mocniejszą ma pozycję negocjacyjną.
W przypadku firm poszukujących dużej powierzchni biurowej, optymalne wyprzedzenie, z jakim należy zacząć proces prowadzący do podpisania umowy, to 2-3 lata. Jako, że znaczna część umów najmu powierzchni biurowych zakłada ok. 5-letnią współpracę między stronami, o kolejnej umowie trzeba myśleć w połowie trwania dotychczasowej. Małe i średnie firmy nie muszą aż tak się spieszyć, ale i one powinny pomyśleć o przeprowadzce najpóźniej na 12-18 miesięcy przed „godziną 0”.
2. Czy brać pod uwagę inwestycje jeszcze nieukończone?
Zasoby powierzchni biurowej w Polsce rosną w dość szybkim tempie i stale powstają kolejne biurowce. Firmy, które odpowiednio wcześnie zabierają się za wyszukanie dla siebie biura na wynajem, zdecydowanie powinny wziąć pod uwagę również inwestycje w toku lub planowane m.in. ze względu na wysokość oferowanego czynszu. Inwestorowi, którego budynek dopiero powstaje, bardzo opłaca się podpisać „przedwstępne” umowy najmu, gdyż w ten sposób poprawia swoją wiarygodność wobec banków i innych najemców.
Z tego powodu na etapie realizacji inwestycji wynajmujący chętniej zaproponuje znacznie niższy czynsz, niż zrobiłby to po oddaniu budynku do użytku. Najemca ma też większe możliwości wynegocjowania dodatkowych usług i ustępstw ze strony kontrahenta. W tym okresie duzi najemcy mogą rozmawiać na przykład o kosztach i ekspozycji logo najemcy na budynku, aranżacji recepcji, miejscach parkingowych, a także wystroju części wspólnych czy doborze firm gastronomicznych.
Zawarcie umowy najmu na wczesnym etapie konstrukcyjnym lub nawet przed rozpoczęciem prac budowlanych wiąże się z pewnym ryzykiem i w interesie najemcy może być zastrzeżenie wysokiej kary umownej od wynajmującego, gdyby ten nie ukończył lub nie rozpoczął inwestycji na czas.
Treść znajduje się w archiwum
Możesz ją przeczytać kupując dostęp do naszego archiwum STANDARD.